Acuerdos de Niveles de Servicio CO

Onboarding

El Cliente tiene acceso a un proceso de capacitación denominado OnBoarding el cual será dirigido por el Key Account Manager (KAM) asignado y tiene como propósito generar un nivel de conocimiento mínimo acerca de las funcionalidades de la plataforma, así cómo aprovechar su utilidad; adicionalmente, pretende describir los recursos tecnológicos con los que el Cliente dispone para operar dentro de la plataforma.

Finalmente, el Cliente tendrá acceso permanentemente a recursos a los que puede acudir como guía en caso de ser necesario, los cuales están contemplados en la sección denominada WIKI.

Credenciales de acceso

La membresía incluye un usuario administrador. Las credenciales de acceso a la plataforma serán habilitadas y compartidas previo a la sesión de Onboarding a través de correo electrónico del Cliente.

Publicación de ofertas 

Creación y activación de las publicaciones
Cuando el Cliente genere una publicación esta quedará visible en la Plataforma, de acuerdo a la fecha de activación establecida en el formulario de creación de oferta.
El Cliente debe considerar las condiciones de publicación de oferta identificadas en el documento de términos y condiciones publicadas por HoyTrabajas en https://co.hoytrabajas.com/terminos-y-condiciones/.

Estados de una publicación
Estos estados proporcionan una comprensión detallada de las diferentes fases por las que pasa una publicación en nuestra plataforma.

• Pendiente por revisión: Describe la fase en la que una publicación ha sido cargada en la plataforma pero aún no ha sido aprobada. Durante este período, nuestro equipo lleva a cabo una verificación exhaustiva de la información proporcionada para garantizar que cumpla con los requisitos mínimos, las normativas legales, los filtros de inteligencia artificial y las preguntas de afinidad. El tiempo máximo para esta revisión es de tres (3) horas hábiles.

• Pendiente por Publicación: Se aplica a una oferta que ha pasado exitosamente por el proceso de revisión y permanecerá en este estado hasta la fecha de activación especificada en el formulario de creación de la oferta. Durante este tiempo, la publicación no es visible para los candidatos. Sin embargo, si la fecha de activación indicada es el mismo día en que se realiza el proceso de revisión, la oferta se activará de inmediato.

• Activa: Una publicación se considera activa cuando ha sido publicada y está disponible para que los candidatos la vean en la plataforma, permitiéndoles enviar sus postulaciones.

• Expirada: Este estado indica que el período de gestión de una publicación ha llegado a su fin. Las posibles razones para la expiración son las siguientes:

1. Vencimiento de las fechas de gestión establecidas (máximo 30 días calendario)
2. Por solicitud del Cliente, comunicando la solicitud a su KAM asignado.

Vigencia

Las publicaciones tienen una vigencia de hasta 30 días calendario en Plataforma a partir de su activación. Estas publicaciones quedarán archivadas para consulta del Cliente por un periodo de tres (3) meses.

Edición de una publicación
No se permite cambios o modificaciones en una publicación activa. Si el Cliente desea cambiar las condiciones de su oferta debe generar una nueva publicación y expirar la anterior.

El Cliente puede incluir información diversa en la plataforma como textos, ofertas de empleo, imágenes, audio, videos, comentarios, mensajes, marcas, logotipos y cualquier otro tipo de información y/o documento que cumpla con las obligaciones legales establecidas en la ley, los términos y condiciones de HoyTrabajas y además, que cumpla con las condiciones técnicas disponibles en la plataforma.

Condiciones de entrega de los candidatos

Tiempo de entrega
Una vez la publicación se encuentre en estado activa podrá iniciarse la visualización en plataforma de candidatos interesados en la oferta.

Nivel de afinidad
El nivel de afinidad del candidato con la oferta se medirá conforme los siguientes criterios:

• Socio-demográficos

1. Tiempo de experiencia laboral general
2. Tipo de documento de identidad
3. Género
4. Ubicación geográfica (a nivel nacional, departamental o municipal)
5. Edad
6. Nivel de formación académica

• Preguntas de afinidad

El Cliente puede generar hasta seis (6) preguntas de afinidad en cada una de las publicaciones, las cuales pueden ser de carácter informativo o de descarte. Máximo dos (2) pueden seleccionarse como descartables.

*Aclaración: HoyTrabajas.com no asume responsabilidad por garantizar un número mínimo de candidatos interesados en las publicaciones.

Obligatoriedad gestión de los candidatos

El Cliente deberá gestionar (mover), los candidatos en la Plataforma en un máximo de dos (2) días hábiles luego de su entrega. Asimismo, estará en la obligación de notificar a HoyTrabajas aquellos candidatos que fueron contratados o, en su defecto, las razones de no contratación, so pena de incurrir en las sanciones determinadas para el particular, de acuerdo a lo establecido por el Servicio Nacional de Empleo (SNE).

En atención a lo anterior, dentro de la plataforma se disponen los siguientes estados:

• Afinidad baja: Se refiere a un candidato interesado en la oferta, pero que no satisface completamente los criterios sociodemográficos y/o las preguntas establecidas en la publicación.
• Afinidad media: Designa a un candidato que cumple con los principales criterios sociodemográficos de la oferta y las preguntas establecidas en la publicación.
• Afinidad alta: Indica un candidato que cumple con todos los criterios sociodemográficos de la oferta y responde de manera completa y adecuada a las preguntas establecidas en la publicación.
• Citado: Estado aplicado a un candidato que ha sido invitado a iniciar el proceso de selección a través de una entrevista.
• Proceso de selección: Estado en el que el candidato sigue en consideración y participa activamente en el proceso. Durante este estado, se pueden gestionar etapas como capacitación, exámenes médicos o entrega de documentos.
• Contratado: Estado asignado al candidato que ha completado satisfactoriamente el proceso de selección.
• No seleccionado: Estado para el candidato que no cumple con los distintos pasos establecidos en el proceso de selección por el Cliente.

Condiciones de renovación de los servicios ofrecidos

Los servicios de publicación de ofertas y los servicios de valor agregado se renuevan automáticamente al realizar los pagos programados, conforme a la fecha de activación establecida.

Una vez emitida la factura de renovación mensual automática, el Cliente deberá efectuar el pago correspondiente para habilitar la publicación de ofertas en la plataforma.

Módulos de Valor Agregado

Para solicitar un servicio adicional el Cliente debe enviar un correo electrónico a su KAM asignado en donde se indique el servicio deseado, el mismo será activado en un plazo máximo de un (1) día hábil posterior al pago correspondiente.

El precio de los servicios de valor agregado es indicado en la propuesta comercial entregada al Cliente y estarán adjuntos en el documento contractual.

Usuario adicional

Los usuarios adicionales (administrador o analista) aumentan la productividad a partir de la gestión simultánea de las publicaciones en la plataforma.
Vigencia: Los usuarios se contratan por periodos mensuales.

Landing Corporativa

Página dedicada de manera exclusiva para la marca empleadora del Cliente. En ella, el Cliente puede exhibir sus ofertas de manera concéntrica, exponer atributos de marca, valores institucionales, programas de talento humano, beneficios, testimoniales y otros tipos de contenido que favorezcan las búsquedas que hace en el mercado laboral y destaque los diferenciales que esta pueda tener.

Vigencia: Se contrata por periodos anuales.

Responsabilidades cliente: El Cliente es responsable de los contenidos publicados en el espacio asignado como landing de marca empleadora.
Uso Adecuado: El Cliente se compromete a utilizar este sitio web de manera ética y legal, respetando todas las leyes y regulaciones aplicables en Colombia.
Exoneración de Responsabilidad: HoyTrabajas no será responsable por el uso indebido, malinterpretación o interpretación errónea de la información contenida en este sitio. Cualquier acción tomada por el Cliente basada en la información proporcionada es responsabilidad exclusiva del Cliente.

Enlaces a terceros: Este sitio puede contener enlaces a sitios web de terceros. Dichos enlaces son proporcionados sólo para conveniencia del Cliente, y HoyTrabajas.com no se hace responsable por el contenido o las prácticas de privacidad de dichos sitios.

Destacar Publicación

Esta funcionalidad tiene como propósito priorizar y destacar una publicar en particular sobre todas las ofertas regulares publicadas en https://hoytrabajas.com/ofertas-empleo-colombia durante un periodo de siete (7) días consecutivos.

Consulta de antecedentes de candidato

Esta funcionalidad permite al Cliente realizar consultas de antecedentes a candidatos que están aplicando a sus publicaciones, obteniendo un estudio de seguridad completo. 

Las consultas de antecedentes se podrán realizar desde el estado de candidatos “Listados”. Los antecedentes estarán disponibles en el perfil del candidato por un periodo no superior a 3 meses. 

Este servicio se obtiene por paquetes de consultas en múltiplos de 50 unidades. Una vez considerada por el Cliente deberá informar a su KAM sobre el volumen que desea adquirir y los precios de esta serán entregados en una cotización formal.

Los antecedentes entregados serán aquellos permitidos según lo establecido en la legislación correspondiente, no se podrá entregar información que atente contra la integridad, honra y buen nombre del usuario ni tampoco aquella información que pueda ser usada con fines discriminatorios. 

Es importante resaltar que las consultas se generan en tiempo real, directamente sobre sobre las fuentes. No usamos bases de datos precargadas, sólo información al día.

Principales fuentes de consulta:

1. Listas y personas expuestas políticamente (PEPS)
2. Lista Clinton
3. ONU
4. Europol
5. Interpol
6. Procuraduría general de la Nación
7. Contraloría General de la Republica
8. Policía Nacional de Colombia
9. Juzgados de Ejecución de Penas y Medidas de Seguridad
10. Juzgados Tyba
11. Temas relacionados con Conducción vehicular
12. Otros.

Exoneración de responsabilidad: la información proporcionada al Cliente se obtiene a través del análisis de fuentes de información públicas. Por lo tanto, HoyTrabajas no puede garantizar la exactitud, integridad o actualidad de dicha información.

Por tal motivo, nos exoneramos de cualquier responsabilidad derivada del uso que el Cliente pueda dar a dicha información. Si bien realizamos todos los esfuerzos razonables para asegurar la precisión de los datos recopilados, el Cliente debe comprender que existe un riesgo inherente asociado con la información obtenida de fuentes públicas, y es su responsabilidad verificar la veracidad y relevancia de dicha información antes de tomar cualquier decisión basada en ella.

Adicionalmente, el Cliente se obliga a realizar el uso adecuado de los datos de acuerdo a las normas  establecidas por habeas data.

Pruebas aplicables al candidato

• Pruebas psicométricas: es una prueba psicométrica – APL – que analiza 24 competencias donde se contrasta al evaluado con un perfil ideal diseñado por el área de recursos humanos, otorgando un porcentaje de ajuste a dicho perfil deseado. El Cliente deberá indicar a HoyTrabajas los candidatos a quienes se desean aplicar estas pruebas en cualquier momento del proceso de selección.
• Pruebas de idiomas: Pruebas a través de WhatsApp o landing pages, diseñadas para evaluar el nivel de dominio del idioma extranjero de los candidatos en HoyTrabajas. Estas pruebas evalúan competencias en áreas como expresión oral, comprensión auditiva, gramática, entre otras, como parte integral de nuestro proceso de evaluación de perfiles para ofertas bilingües. El Cliente tiene la opción de seleccionar entre los candidatos listados cuáles de ellos recibirán la prueba para determinar su nivel aproximado, utilizándose como un filtro adicional en su proceso de selección.

          Los idiomas disponibles a la fecha son: 

• Inglés
• Portugués

El Cliente compra un paquete de pruebas y por cada candidato seleccionado al que aplique una prueba y se descontará una unidad de su total disponible.

Vigencia de las pruebas: El resultado de las pruebas estará disponible para consulta del Cliente en el perfil del candidato por un período de tres (3) meses.

Herramienta de atracción multicanal – QR

HoyTrabajas ofrece al Cliente la creación de códigos QR personalizados como canal de atracción para promocionar ofertas de empleo.

La generación de QR deberá ser solicitada a través del KAM asignado detallando la cantidad y el propósito de los códigos.

• Uso de QR para Landing Corporativa: direcciona a la landing corporativa creada por el Cliente dentro del portal HoyTrabajas.com, permitiendo ver todas sus ofertas activas, atributos de marca, valores institucionales, programas de talento humano, beneficios, testimoniales y otros tipos de contenido que favorecen el alcance de difusión e interés de los candidatos.
• Uso de QR para Oferta Específica: direcciona a las personas que hagan el escaneo del código hacia una oferta específica de manera que encuentren directamente la información de dicha publicación, completen los pasos necesarios y se postulen a la misma. Esta herramienta está habilitada para ser usada en programas de referenciación y comunicación masiva de oportunidades laborales.

Módulo de citación

Optimiza y simplifica la convocatoria de candidatos a entrevistas mediante Whatsapp. El Cliente puede elegir entre tres modalidades de citación: presencial, virtual o telefónica, proporcionando en estas los detalles relevantes como fecha, hora, ubicación o enlace en caso de ser virtual, así como los documentos necesarios a presentar durante los procesos internos del Cliente. Para mejorar la participación, el módulo ofrece al candidato dos opciones de fechas. Una vez enviado el mensaje a través de Whatsapp, el candidato confirmará su asistencia por la misma vía, y su respuesta se actualizará automáticamente en la plataforma, sin que esto garantice la asistencia de los candidatos.

Lugares de operación

HoyTrabajas.com tiene la capacidad de reclutar talento especialmente en ciudades principales de Colombia y sus alrededores como:

• Bogotá D.C.
• Medellín
• Cali
• Bucaramanga
• Cartagena
• Barranquilla
• Pereira
• Manizales
• Armenia
• Ibagué
• Cúcuta
• Otras
  

Órdenes de compra y facturación

Si el Cliente requiere generar una orden de compra mensual a través de sus procesos internos, debe enviar el documento correspondiente a su ejecutivo KAM asignado, antes del décimo día de cada mes para que esta se genere. En caso que este día no sea hábil durante algún mes, la factura se generará al siguiente día hábil.

Soporte y PQR’s

Para elevar casos de soporte operativo, HoyTrabajas dispuso el siguiente formulario para subir los tickets de atención: Help Desk

Adicionalmente, se dispone el siguiente canal adicional para elevar sus solicitudes y casos de soporte: Customersupport@hoytrabajas.com 

Tabla de anexos

Glosario

Membresía: Suscripción a los servicios de HoyTrabajas para la publicación de ofertas de empleo. 

• Membresía: Suscripción a los servicios de HoyTrabajas para la publicación de ofertas de empleo.
• Oferta: Descripción y características de una posición de trabajo que el Cliente promueve a través de la plataforma para la adquisición de candidatos interesados.
• Publicación: Acción de dar a conocer una oferta de empleo a través de la plataforma.
• Módulo de valor agregado: Se trata de un módulo o funcionalidad disponible mediante un pago suplementario, diseñado para permitir al Cliente personalizar y potenciar su experiencia en la Plataforma.
• Key Account Manager (KAM): Ejecutivo asignado por HoyTrabajas para atender las solicitudes y requerimientos del Cliente.
• WIKI: Espacio informativo para el Cliente en el que se dan a conocer las características, funcionalidades, recomendaciones e instrucciones para sacar el máximo provecho al servicio, esta sección estará disponible y es actualizada de manera permanente por el equipo de HoyTrabajas